KI-Leitlinie fürs Museum: was eine gute Richtlinie regeln sollte

KI ist in der Museumsarbeit angekommen: für Textentwürfe, für Übersetzungen, für die erste Recherche. Oft beginnt es im Kleinen: Eine Kollegin probiert ein Werkzeug aus, ein Kollege lässt sich einen Raumtext vorformulieren. Irgendwann steht die Frage im Raum, die vorher niemand gestellt hat: Nach welchen Regeln tun wir das eigentlich? Wer prüft die Ergebnisse? Und was passiert mit dem, was wir eingeben?

Diese Fragen beantwortet eine KI-Leitlinie, eine kurze, hauseigene Richtlinie, die den Umgang mit KI im Museum verbindlich ordnet. Sie ersetzt kein Gesetz und keine Ethikkommission. Sie gibt Ihrem Team einen gemeinsamen, verlässlichen Rahmen, in dem alle mit gutem Gewissen arbeiten können. Dieser Leitfaden zeigt, aus welchen Bausteinen eine gute Leitlinie besteht, und liefert am Ende eine Gliederung, die Sie direkt übernehmen können.

Warum jedes Haus eine eigene Leitlinie braucht

Eine Leitlinie stiftet vor allem Klarheit nach innen. Ohne sie entscheidet jede und jeder für sich, was in Ordnung ist, und die Ergebnisse fallen unterschiedlich aus. Mit ihr weiß das ganze Team, woran es ist: Was darf KI unterstützen, was bleibt in menschlicher Hand, wie gehen wir mit Ergebnissen um?

Zugleich schafft eine Leitlinie Vertrauen nach außen. Besucher:innen, Fördernde und Leihpartner:innen dürfen wissen, wie Ihr Haus mit KI umgeht. Ein Haus, das seine eigene Linie klar benennen kann, wirkt souverän im Umgang mit der Technik. Wichtig ist, dass die Leitlinie zu Ihrem Haus passt: Sie muss nicht lang sein, aber sie muss von Ihnen getragen und im Alltag auch gelebt werden.

Baustein 1: Transparenz

Der erste Baustein ist die Offenheit darüber, wo KI mitgearbeitet hat. Ihr Haus legt fest, in welchen Fällen ein Hinweis nötig ist und wie er aussieht. Nicht jeder von KI mitformulierte Satz braucht eine Fußnote, aber es sollte eine bewusste, einheitliche Haltung geben statt einer Grauzone.

Sinnvolle Festlegungen sind etwa: Übersetzungen, an denen KI beteiligt war, werden intern gekennzeichnet, damit die menschliche Prüfung nachvollziehbar bleibt. Größere veröffentlichte Texte, die wesentlich mit KI entstanden sind, werden nach den Gepflogenheiten Ihres Hauses ausgewiesen. Entscheidend ist die Linie dahinter: Ihr Haus verbirgt den Einsatz nicht, sondern geht offen damit um.

Baustein 2: Menschliche Freigabe

Der wichtigste Baustein ist zugleich der einfachste Grundsatz: Nichts geht ungeprüft hinaus. KI liefert Vorschläge, die Entscheidung trifft immer ein Mensch. Ein Textentwurf bleibt ein Entwurf, bis eine kundige Person ihn geprüft hat. Auch eine Übersetzung ist ein erster Wurf, den jemand prüft, bevor sie an die Wand kommt.

Halten Sie in der Leitlinie fest, dass jedes KI-Ergebnis vor der Verwendung von einer verantwortlichen Person gesichtet und freigegeben wird. Formulieren Sie es positiv: Veröffentlicht wird nur, was Ihr Haus geprüft und für richtig befunden hat. Dieser Grundsatz schützt vor Fehlern in Fakten und Ton, und er hält die inhaltliche Verantwortung bei Ihren Fachleuten.

Baustein 3: Umgang mit Eingaben und europäischer Betrieb

Der dritte Baustein betrifft das, was Sie in ein KI-Werkzeug eingeben: Objekttexte, Konzeptentwürfe, interne Notizen. Ihre Leitlinie sollte zwei Dinge regeln, nämlich welche Werkzeuge Ihr Haus überhaupt verwendet und was mit den Eingaben dort geschieht.

Achten Sie darauf, dass die eingesetzten Werkzeuge nach europäischem Datenschutzrecht arbeiten und dass Ihre Eingaben nicht zum Training fremder Modelle verwendet oder dauerhaft gespeichert werden. Was Sie der KI geben, sollte sie nicht behalten. Legen Sie außerdem fest, welche Inhalte bewusst nicht in ein KI-Werkzeug gehören, etwa noch nicht veröffentlichte Leihzusagen oder personenbezogene Daten. So bleibt die Hoheit über Ihre Inhalte bei Ihrem Haus.

Baustein 4: Zuständigkeiten

Der letzte Baustein macht die Leitlinie alltagstauglich: Wer entscheidet, wer prüft, wer wird bei Fragen einbezogen? Ohne benannte Verantwortung bleibt jede Regel unverbindlich.

Klären Sie mindestens: Wer gibt KI-gestützte Texte inhaltlich frei? Wer entscheidet, ob ein neues Werkzeug eingeführt wird? An wen wenden sich Kolleg:innen, wenn sie unsicher sind? In kleinen Häusern können mehrere dieser Rollen bei einer Person liegen; wichtig ist nur, dass sie benannt ist. Ergänzen Sie einen leichten Weg, die Leitlinie fortzuschreiben: KI-Werkzeuge verändern sich, und Ihre Linie darf mitwachsen.

Vorlage: Gliederung einer eigenen Leitlinie

Eine brauchbare KI-Leitlinie passt auf ein bis zwei Seiten. Diese Gliederung können Sie als Ausgangspunkt übernehmen und mit den Regeln Ihres Hauses füllen:

1. Zweck und Haltung: warum Ihr Haus KI einsetzt und welche Rolle sie spielt (sie unterstützt die Arbeit, die Verantwortung bleibt beim Team).
2. Einsatzfelder: wofür KI genutzt wird (Textentwürfe, Übersetzung, Recherche) und wofür bewusst nicht.
3. Menschliche Freigabe: der Grundsatz, dass jedes Ergebnis vor der Verwendung geprüft und freigegeben wird.
4. Transparenz: wann und wie der KI-Einsatz kenntlich gemacht wird.
5. Umgang mit Eingaben: welche Werkzeuge zugelassen sind, was mit Eingaben geschieht, was nicht eingegeben wird.
6. Zuständigkeiten: wer freigibt, wer entscheidet, wer Ansprechperson ist.
7. Fortschreibung: wie und wie oft die Leitlinie überprüft wird.

Beschließen Sie die Leitlinie bewusst im Team, statt sie von oben zu verordnen. Eine Richtlinie, die alle mitgetragen haben, wird auch gelebt.

Viele dieser Punkte lassen sich leichter einhalten, wenn das genutzte Werkzeug sie schon von sich aus unterstützt. In CuraSpace begleitet die KI Ihre Arbeit: Sie schlägt vor, und jeder Vorschlag zeigt, worauf er sich stützt; freigegeben wird, was Ihr Team prüft. Betrieb und Datenverarbeitung liegen in der EU, und Ihre Eingaben bleiben Ihre. Was das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie unter Sicherheit und Souveränität. Die Leitlinie selbst aber bleibt Ihre Entscheidung. Sie hält fest, wie Ihr Haus arbeiten will, ganz gleich mit welchem Werkzeug.