Wer eine wertvolle Leihgabe für seine Ausstellung anfragt, bekommt oft eine Gegenfrage: Bitte schicken Sie uns Ihren Facility Report. Gemeint ist der Einrichtungsbericht, eine standardisierte Selbstauskunft Ihres Hauses darüber, unter welchen Bedingungen ein Objekt bei Ihnen gezeigt und aufbewahrt wird. Für viele leihgebende Häuser ist dieses Dokument die Voraussetzung, bevor sie über eine Zusage entscheiden.
Der Aufwand lohnt sich doppelt: Ein sauber aufgebauter Facility Report beantwortet die immer gleichen Fragen ein für alle Mal. Dieser Leitfaden zeigt, was hineingehört und wie Sie ihn so vorbereiten, dass Sie ihn nur noch aktualisieren, statt ihn für jede Anfrage neu zu schreiben.
Wozu Leihgeber den Facility Report verlangen
Ein Objekt herzugeben bedeutet, es für Monate aus der Hand und in ein fremdes Haus zu geben. Das leihgebende Haus trägt dabei weiter Verantwortung für seine Sammlung. Der Facility Report gibt ihm die Sicherheit, dass die Leihgabe bei Ihnen gut aufgehoben ist: dass das Klima stimmt, die Räume gesichert sind und geschultes Personal die Objekte betreut.
International hat sich dafür ein einheitliches Grundraster etabliert, der sogenannte Standard Facility Report. Sie müssen ihn nicht in jedem Detail übernehmen, aber es hilft zu wissen, dass Ihr Gegenüber eine bestimmte Struktur erwartet. Je klarer und vollständiger Ihre Angaben, desto schneller kann die andere Seite entscheiden und desto seltener kommt es zu Rückfragen, die den Vorgang in die Länge ziehen.
Welche Angaben abgefragt werden
Ein Facility Report deckt in der Regel fünf Bereiche ab. In jedem geht es um dieselbe Grundfrage: Ist die Leihgabe bei Ihnen sicher?
Klima. Welche Temperatur und relative Luftfeuchtigkeit halten Ihre Ausstellungs- und Depoträume ein, und wie stabil? Gefragt sind die üblichen Werte und die zulässigen Schwankungen über Tag und Jahr. Wichtig ist, wie Sie das Klima steuern und ob Sie es aufzeichnen.
Sicherheit. Wie sind die Räume gegen Einbruch und Diebstahl geschützt? Wer hat wann Zugang? Gibt es eine Alarmanlage, eine Aufsicht während der Öffnungszeiten, eine Regelung für die Nacht? Auch der Brandschutz gehört hierher: Melde- und Löschtechnik, Fluchtwege, Notfallplan.
Licht. Wie hell sind die Räume, und lässt sich das Licht regeln? Für empfindliche Objekte aus Papier, Textil oder Fotografie sind niedrige Werte und die Begrenzung der Gesamtlichtmenge entscheidend. Gefragt ist, ob Tageslicht abgeschirmt werden kann.
Transportwege und Gebäude. Wie gelangt ein Objekt von der Anlieferung bis in den Ausstellungsraum? Türbreiten, Aufzüge, Traglasten, Rampen: Große oder schwere Leihgaben scheitern sonst an einer zu schmalen Tür. Auch die Frage, wo ausgepackt wird und ob es eine geeignete Zwischenlagerung gibt, gehört dazu.
Personal und Betrieb. Wer betreut die Objekte fachlich? Gibt es eine Registratur, eine restauratorische Begleitung, geschulte Aufsicht? Wie sind die Öffnungszeiten, wie viele Besucher:innen bewegen sich durch die Räume?
Wie sich ein kleines Haus als verlässlicher Partner im Leihverkehr zeigt
Leihgaben gehen nicht nur an große Häuser mit modernster Technik. Leihgebende Häuser suchen vor allem Verlässlichkeit und Ehrlichkeit. Ein kleines Haus, das seine Bedingungen genau kennt und offen benennt, wirkt vertrauenswürdiger als eines, das große Versprechen macht und sie im Detail nicht belegen kann.
Zeigen Sie, dass Sie Ihr Haus im Griff haben: konkrete Klimawerte statt vager Angaben, ein nachvollziehbarer Sicherheitsplan, eine benannte Ansprechperson für den Vorgang. Wo Ihr Haus an Grenzen stößt, etwa bei sehr lichtempfindlichen Objekten, verschweigen Sie das nicht, sondern liefern die Lösung gleich mit: eine abgedunkelte Vitrine, eine verkürzte Laufzeit, eine zusätzliche Absicherung. Das schafft mehr Vertrauen als eine geschönte Selbstauskunft.
Einmal sauber aufbauen, oft wiederverwenden
Der Facility Report lohnt sich vor allem als vorbereitetes Dokument. Legen Sie ihn einmal gründlich an, mit belastbaren Zahlen, aktuellen Grundrissen und Fotos der Räume, und pflegen Sie ihn danach fort. Bei jeder neuen Anfrage prüfen Sie nur noch, ob sich etwas geändert hat, und ergänzen die objektbezogenen Details.
Halten Sie das Dokument aktuell. Ändert sich etwas Wesentliches, etwa eine neue Klimaanlage, ein umgebauter Raum oder eine neue Ansprechperson, tragen Sie es sofort nach. Ein Facility Report mit veralteten Angaben fällt spätestens beim Besuch der Kurier:in auf und kostet dann Vertrauen. Ein gepflegter Bericht zeigt dagegen, dass Ihr Haus verlässlich arbeitet.
Typische Stolperstellen
- Zu vage Angaben. „Klimatisiert“ genügt nicht; gefragt sind Werte und Schwankungsbreiten.
- Veraltete Grundrisse und Fotos. Sie erzeugen beim Besuch der Kurier:in Rückfragen und Zweifel.
- Der Bericht liegt verstreut. Wenn Klimadaten, Grundriss und Sicherheitsplan an verschiedenen Stellen liegen, dauert jede Anfrage unnötig lang.
- Schwächen verschweigen statt lösen. Eine ehrlich benannte Grenze mit passender Maßnahme überzeugt mehr als eine Lücke, die später auffällt.
- Keine feste Ansprechperson. Ohne benannte Person versanden Rückfragen.
Checkliste: Was bereitliegen sollte
- aktuelle Klimawerte für Ausstellung und Depot, mit zulässigen Schwankungen
- Beschreibung von Klimasteuerung und Aufzeichnung
- Sicherheitskonzept: Zugang, Alarm, Aufsicht, Nachtregelung
- Brandschutz: Melde- und Löschtechnik, Notfallplan
- Lichtverhältnisse und Regelbarkeit, Werte für empfindliche Objekte
- Transportwege: Türbreiten, Aufzüge, Traglasten, Anlieferung
- aktuelle Grundrisse und Raumfotos
- fachliches Personal und benannte Ansprechperson
- Öffnungszeiten und Besucheraufkommen
Wenn Ihr Haus diese Angaben an einem Ort pflegt und mit den laufenden Leihanfragen verbindet, wird aus dem lästigen Formular ein ruhiger Routinevorgang. In CuraSpace liegen die Unterlagen eines Leihverkehrs zusammen: Anfrage, Vertrag, Zustandsbericht und die Angaben zu Ihrem Haus, an einem Ort für das ganze Team. Der Einrichtungsbericht selbst bleibt Ihr Dokument, einmal sorgfältig aufgebaut und für jede Anfrage bereit.